Все комментарии СОБИРАЕМ ВСЕ - ВЫДЕЛЯЕМ ГЛАВНОЕ Все комментарии

Как правильно отчитаться за командировку

10 октября 2017 г.
Как правильно  отчитаться за командировку
По завершении командировки каждый сотрудник обязан отчитаться о проделанной работе, а также о потраченных финансах.
Финансовый отчет очень важен для получения денежной компенсации и он должен быть представлен в соответствующей форме с определенным набором документов. Среди прочего сотрудник должен представить дорожные чеки, с получением которых часто бывают сложности. О том, как легко получить гостиничные чеки в Москве с подтверждением, читайте обзор.  
Компенсация командировочных расходов возможна только в том случае, если сотрудник вовремя подал правильно оформленный отчет и весь необходимый пакет документов. Согласно нормативной базе, о чем говорится в статье 168 ТК РФ, работодатель должен возместить все расходы своего сотрудника, которые связаны со служебной поездкой. Сюда входят:
  • Расходы на питание.
  • Расходы на жилье.
  • Расходы на проезд.
  • Иные расходы, которые связаны с работой по службе.
По сути это будет компенсация расходов, которые сотрудник осуществил за счет своих денег. Однако, есть постановление Правительства РФ №749, п. 10, согласно которому работодатель должен выдать аванс для приобретения билетов на проезд, а также для оплаты проживания плюс текущие расходы. Однако, после возвращения с командировки сотрудник должен предоставить работодателю в течение 3 рабочих дней полный отчет по расходам выданного аванса с прикрепленными необходимыми документами. Часто случается, что сотрудники затрудняются правильно составить отчет, ведь случаются дополнительные траты, которые не все знают, как оформлять. На сегодняшний день особое затруднение вызывают отчеты по расходам, подтверждение которых в наличие только в электронном варианте. Да, его можно распечатать, но мокрая печать там отсутствует. Как быть в таком случае? Давайте разберемся.

Бронирование железнодорожного билета онлайн


Обязательно получите в кассе посадочный талон, даже если для проезда достаточно лишь распечатанного электронного билета либо QR-кода на смартфоне. Таким образом, вы избежите лишних проблем с предоставлением проездных документов для отчета. Все же можно предоставить в отчете свой электронный билет, но к нему необходимо приложить посадочный талон, а также маршрутную квитанцию (при оплате электронного билета вы получаете квитанцию об оплате, которую также необходимо распечатать). Это согласуется с Письмом Министерства финансов РФ №03-03-06/4/99.
В соответствии с п. 4 Постановления Правительства № 749 работодатель обязан также компенсировать расходы, связанные с проездом до железнодорожного вокзала или аэропорта. Случается, правда, что сотрудник едет к месту следования на служебном или личном транспорте. В таком случае, чтобы получить компенсацию, необходимо предоставить маршрутный лист, путевой лист, чек из автозаправки и прочие документы с мокрой печатью.

Компенсация расходов за проживание


Проживание в гостинице также должно быть компенсировано вашим работодателем. Проблема может состоять уже в том, что проживание в частных отелях обычно не подтверждается никакой квитанцией или чеком. Поэтому желательно бронировать гостиницу. Согласно Письму Минфина РФ № 03-07-11/9440 гостиницы выдают своим постояльцам документ с мокрой печатью на бланке с реквизитами. Плюс еще в том, что в гостиницу всегда можно обратиться через некоторое время и запросить справку с детализацией расходов.

Возмещение дополнительных расходов


К дополнительным расходам командированного сотрудника можно отнести питание, завтрак в гостинице, химчистка и прочее. Обычно такие услуги предоставляют в гостинице, о чем, разумеется, вы получите квитанцию с детализацией расходов. Как правило, компания выплачивает своему работнику аванс для суточных, которые должны покрывать все подобные траты. Что касается расходов на посещение ресторана, то он оплачивается работодателем только в том случае, если это был деловой ужин или переговоры, связанные со служебным заданием.